Milano, Li […]

OGGETTO: informativa sul trattamento dei dati personali dei fornitori e clienti ai sensi degli artt. 13 del Regolamento UE n. 679 del 27.4. 2016  (d’ora in avanti, il “GDPR”)

Gentile Signore/Spett. le Società,

Si Collection S.p.a. con sede legale in via Bartolomeo Panizza n. 5, Milano (d’ora in avanti “Si Collection”), nella sua qualità di Titolare del trattamento, La/Vi informa che in occasione della conclusione ed esecuzione del contratto di servizi con Lei/Voi sottoscritto, è entrata/entrerà in possesso anche di alcuni dati qualificati dalla legge come personali – quali ad esempio dati anagrafici, codice fiscale, riferimenti bancari e contabili, dati di contatto (per es. numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica semplice e certificata “PEC – (d’ora in avanti “Dati Personali” o semplicemente “Dati”) i quali saranno trattati con le seguenti finalità.

Finalità del trattamento e base giuridica

Il trattamento ha ad oggetto Dati Personali indispensabili al fine di condurre:

1. le operazioni strettamente connesse e strumentali all’avvio ed esecuzione di rapporti contrattuali, ivi compresa l’acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione del contratto di servizi;

2. l’adempimento di tutte le operazioni imposte da obblighi normativi;

3. la gestione delle attività di amministrazione, contabilità, fatturazione, servizi e gestione di eventuali contenziosi.

Questi tipi di trattamento sono necessari per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria o per eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale è parte l’interessato, per questo motivo non necessitano del consenso espresso dell’interessato.

Modalità del trattamento 

Il trattamento dei predetti Dati è improntato ai principi di liceità, correttezza e trasparenza, è eseguito nella piena tutela dei diritti dell’interessato.

Per assicurare elevati livelli di protezione e sicurezza nel rispetto della normativa sulla tutela dei dati personali, Si Collection ha nominato un responsabile della protezione dei dati, il cui nominativo è reso disponibile a chiunque ne faccia richiesta, con le modalità che verranno riportate in calce alla presente informativa. E’ possibile contattarlo al seguente indirizzo di posta elettronica: [email protected].

Periodo di conservazione dei dati

Una volta venuto meno il rapporto contrattuale, i Dati personali dell’interessato saranno conservati e custoditi con misure tecniche e organizzative idonee a garantire la loro riservatezza e sicurezza esclusivamente allo scopo di adempiere a specifici obblighi di legge e comunque per non oltre 10 anni dalla estinzione del contratto. Al termine del predetto periodo i Dati verranno cancellati dalle banche dati aziendali sia elettroniche che cartacee.

Comunicazione dei dati 

I Dati Personali potranno essere resi accessibili per le finalità di cui alla presente informativa ai seguenti soggetti:

– dipendenti o collaboratori di Si Collection;

– società terze o altri soggetti (tra cui, studi professionali, consulenti, società di fornitura di servizi – tra le quali quelle di cloud computing e fornitori di servizi informativi –, istituti bancari e assicurativi, società del gruppo, agenzie) che svolgono attività per conto di Si Collection.

Senza la necessità di un espresso consenso Si Collection potrà comunicare i Dati Personali a autorità giudiziarie, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge (per esempio gli obblighi in materia di riciclaggio) per l’espletamento delle finalità di cui alla presente informativa. Resta in ogni caso fermo il divieto di comunicare o diffondere i Dati Personali a soggetti non necessari per l’espletamento delle predette finalità.

Diritti dell’interessato 

Il soggetto interessato ha i diritti di cui e agli artt. da 15 a 22 del GDPR e precisamente il diritto di: 1) ottenere la conferma che sia in corso un trattamento di Dati Personali che lo riguardano, di avere l’accesso ai predetti Dati; di ottenere le indicazione relative alle: a) finalità di trattamento; b) modalità del trattamento; c) origini dei Dati Personali; d) categorie dei Dati trattati; e) gli estremi identificativi del titolare, dei responsabili, del rappresentante designato e del responsabile della protezione dei Dati; f) gli estremi identificativi dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i Dati Personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in relazione alle finalità del trattamento; 2) ottenere l’aggiornamento, la rettificazione o l’integrazione dei Dati Personali incompleti o errati; 3) ottenere la cancellazione dei Dati senza ingiustificato ritardo nel caso in cui: a) gli stessi non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti; b vi è stato trattamento illecito dei Dati Personali; c) è necessario per ottemperare ad un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro interessato; 4) in caso di cancellazione, rettifica dei Dati o limitazione del trattamento opporsi che tutti i destinatari dei Dati vengano prontamente informati dal titolare o dai responsabili del trattamento; 5) ottenere la limitazione dei Dati nel caso in cui: a) viene contestata l’inesattezza dei Dati trattati; b) il trattamento è illecito; c) vi è già stata opposizione al trattamento dei Dati; 6) opporsi in qualunque momento al trattamento dei Dati Personali: a) per motivi legittimi; b) quando il trattamento riguarda l’invio di materiale pubblicitario, il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale; 7) proporre reclami ad una autorità di controllo.

Ove applicabili, il soggetto interessato ha altresì gli altri diritti di cui agli artt. 20, 22 e 34 del GDPR (diritto alla portabilità dei Dati; il diritto a non essere sottoposto ad una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato; il diritto che gli vengano comunicate violazioni gravi dei Dati Personali tali da compromettere la libertà e i diritti delle persone fisiche).

Modalità di esercizio dei diritti

L’interessato potrà in qualsiasi momento richiedere ulteriori informazioni, ivi compresi i riferimenti dei titolari, responsabili, personale autorizzato al trattamento, responsabile della protezione dei dati, i soggetti ai quali vengono comunicati i dati; egli potrà  altresì esercitare i propri diritti inviando: una raccomandata a/r al seguente indirizzo: via Bartolomeo Panizza, 5, 20144 Milano intestata a Si Collection Sp.a., Ufficio Privacy; o scrivendo una e-mail al seguente indirizzo di posta elettronica semplice: [email protected]

Distinti saluti